提高企業(yè)專利管理人員和代理人的溝通效率

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原標題：提高企業(yè)專利管理人員和代理人的溝通效率

企業(yè)專利管理，是企業(yè)專利管理人員在企業(yè)相關部門的配合和支持下，為在企業(yè)貫徹國家專利制度、促進企業(yè)技術進步和創(chuàng)新、促進企業(yè)提高經濟效益而對專利事務進行的戰(zhàn)略策劃、規(guī)劃、監(jiān)督、保護、組織、協(xié)調等活動的總稱。企業(yè)專利管理工作是圍繞企業(yè)專利的申請、授權、保護、利用等方面所進行的工作，如專利申請、專利權的許可與轉讓、專利信息收集與利用、專利戰(zhàn)略研究與運用、專利權的保護、專利糾紛的處理等事項。

從內容上看，則涉及專利管理機構的建立與專利管理人員的確定、專利規(guī)章制度建立與完善、專利產權管理、專利信息管理、專利利益分配與獎勵等內容。其中企業(yè)專利事務的管理中一項重要的內容是專利申請，而專利申請中需要與專利代理機構及代理人進行溝通，而如何高效溝通從而加快代理人撰寫速度，實現(xiàn)企業(yè)內部申請稿件快速處理是一個重要問題。

我認為應從以下幾個方面進行溝通：

1、企業(yè)專利管理人員組織代理人對研發(fā)人員進行專利技術交底書撰寫的培訓

專利培訓的對象包括企業(yè)領導者/管理層、中層經理、專利知識產權人員、研發(fā)/設計人員、市場營銷人員、其他相關人員以及企業(yè)一般員工。其中，對于研發(fā)人員的培訓是重中之重，因為他們是專利創(chuàng)造的源頭，是公司技術發(fā)展戰(zhàn)略和知識產權戰(zhàn)略的重要執(zhí)行者。代理人在培訓時，應注意以下幾點：

（1）現(xiàn)狀摸底調查

清楚目前公司特別是研發(fā)及專利工作的狀況。比如公司所處的行業(yè)/產業(yè)、所處發(fā)展階段、愿景與目標、技術發(fā)展水平、研發(fā)進展，公司的知識產權戰(zhàn)略與中長期目標、現(xiàn)有水平、制度建設情況、短期工作計劃等，特別是研發(fā)人員目前對專利的認識、對專利信息的利用情況、撰寫技術交底的情況、與專利部門的配合情況等等。這對于如何組織專利培訓、提高專利培訓的針對性和效果等等是非常重要的。

比如說，公司未來三年的目標之一是，在某技術領域取得突破進展，獲得行業(yè)領先競爭優(yōu)勢；專利工作的目標包括打造高質量的專利組合、為創(chuàng)造領先優(yōu)勢保駕護航；而如果目前研發(fā)人員對于為什么要申請專利還缺乏認識，那么培訓就要從提升研發(fā)人員的專利意識著眼；如果專利意識沒有問題，而他們經常說寫技術交底很麻煩，不知道到底怎么寫才好，那么技術交底以及專利申請的撰寫就是培訓重點之一。

再比如說，研發(fā)人員經常會使用一些專利的概念或知識，但卻使用不當（比如我的產品相比別人的專利有創(chuàng)新，就不侵權，或者我有專利，我的專利產品就不侵別人的權），那么我們就要有針對性的講一講、區(qū)分一下這些概念（比如告訴他們新穎性創(chuàng)造性與是否侵權時兩碼事，有專利也可能侵犯別人的專利權）。

（2）確定培訓內容

對于不同對象，培訓的內容會有差異。一般來說，對于研發(fā)人員的培訓大抵有三個方面的內容（或者說一般研發(fā)人員需要了解的知識和掌握的技能）：

一是專利基礎知識的培訓。什么是專利，專利“三性”等待。

二是專利信息利用的培訓，包括專利文獻檢索與分析，可有助于技術交底書撰寫人員了解現(xiàn)有技術，從而重點突出本發(fā)明的創(chuàng)新點。

三是專利技術交底書撰寫的培訓，包括如何發(fā)掘/歸納/提升研發(fā)工作中的發(fā)明點，技術交底是什么/為什么重要，技術交底如何寫，一般包含哪些部分，每部分有什么要求。這里講述技術交底的撰寫，必然要引入專利申請文件撰寫的諸多要求和技巧，包括從無效、訴訟的角度講述，為什么這樣或那樣撰寫和提供這樣那樣的數(shù)據(jù)、材料。

培訓人員需要根據(jù)不同的情況，確定不同的培訓內容、培訓重點（包括內容的深度和廣度），以增強針對性和實效。還是要強調的是，對研發(fā)人員的要求一般不能與對專利人員的要求那么高，要根據(jù)情況，趕最重要、最需要的內容安排，要循序漸進，要考慮這些內容可能并不一定一次培訓活動全部講完、講到位，可以重復的講或從不同角度再講。

（3）培訓計劃的制定與執(zhí)行

培訓計劃說的是每一次培訓活動/培訓項目的計劃或方案，簡單點兒就是事先明確好講什么、講到什么程度和目的、什么時候什么地點講、誰來聽講、誰來講、怎么講等等。注意要充分的與研發(fā)部門協(xié)調好，盡量不要占用他們過多的時間，爭取以最經濟的時間取得最大的效果。對于集團公司，還要根據(jù)研發(fā)人員的總體人數(shù)、地域分布、子公司分布等等考慮課時安排（比如還要考慮是集中授課，還是巡回宣講）。

另外，講義的準備和講授方式也都是關鍵的考慮方面。課件PPT的編制最好講求通俗易懂、循序漸進、圖文并茂，多收集典型的案例，除了PPT外，也可以結合視頻等更多活潑的方式。授課形式方面，最好能做到上下互動、交流討論，參與式的課堂效果會好很多。培訓前或培訓中，如果能夠請到公司高層領導到場講話，那么專利培訓將會獲得研發(fā)人員更多的重視。

（4）培訓計劃的制定與執(zhí)行

檢驗培訓的效果，除了看課堂上的氣氛，以及課后填寫反饋評價表外，還可以考慮進行考試/考核。一般來說，可以采用開卷的形式，題型包括客觀題（選擇填空對錯），也包括主觀題（案例分析、操作報告等）?？荚嚨臅r間，可以放在最后一節(jié)課之后馬上進行，也可以放在課程結束之后一段時間內?？荚?考核的成績可以作為年底業(yè)績考核的一部分，也可以僅僅內部掌握。培訓以及考試結束后，要及時總結此次培訓的得失（包括內容的適合性、研發(fā)人員的接受性、授課的形式、組織的細節(jié)等等方方面面的問題），為下一次培訓項目打下更好的基礎。

2、企業(yè)專利管理人員提前對技術交底書進行審查

企業(yè)專利管理人員在接收研發(fā)人員撰寫的技術交底書后，從方案思路和創(chuàng)新性上進行審查之后，再交給代理人，可大大縮短代理人于研發(fā)人員的溝通時間，提高溝通效率。

企業(yè)專利管理人員在具體審查方案，可從以下幾點開展:

（1）清楚描述現(xiàn)有技術及其缺點；

（2）清楚描述發(fā)明采用的技術方案；

（3）清楚描述發(fā)明技術方案的有益效果。

在滿足前面3項基本要求的前提下，一般還需要進一步提供以下3個方面更詳細的信息：

（1）較全面地提供相關實施例；

（2）提供產生有益效果的原因；

（3）提供附圖并詳細描述附圖。

一份高質量的技術交底書，可以提高專利申請文件的撰寫質量，有助于縮短后續(xù)的申請程序，而專利管理人員先對技術交底書進行一遍審查，可大大縮短申請時間。

3、企業(yè)專利管理人員監(jiān)督研發(fā)人員及時與代理人溝通

專利代理人完成申請文件初稿后會發(fā)給研發(fā)審查審查，這時候研發(fā)人員由于各種原因，可能回復較慢，這時候企業(yè)專利管理人員需要隨時監(jiān)督研發(fā)人員盡快回復。

4、企業(yè)專利管理人員提前辦理申請手續(xù)

申請文件在遞交前，還需要辦理委托書等相關手續(xù)，企業(yè)管理人員提前辦理這些手續(xù)，也可節(jié)約時間。

綜上所述，一份專利的快速申請需要代理人和企業(yè)管理人員共同努力，從而提高申請文件遞交效率，實現(xiàn)企業(yè)和代理機構的共贏。

來源：三友知識產權

作者：郝博

編輯：IPRdaily王穎          校對：IPRdaily縱橫君

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