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原標(biāo)題:開腦洞!做專利代理居然還有這種操作!
導(dǎo)讀:什么是PMP
PMP(Project Management Professional),即項(xiàng)目管理專業(yè)人士資格認(rèn)證,在該認(rèn)證體系中規(guī)范了一套專業(yè)的項(xiàng)目管理方法和流程,由于該體系的可操作性和指導(dǎo)性在很多行業(yè)中都得到了廣泛的應(yīng)用和認(rèn)可。它能夠從人員到成本到風(fēng)險(xiǎn),全面把控,指引項(xiàng)目管理者能夠有效地完成項(xiàng)目的既定目標(biāo)。
然而在知識(shí)產(chǎn)權(quán)行業(yè),目前更多的還是以個(gè)案處理,作坊式工作的模式為主。日前國家推出的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系,從某種程度上開始將知識(shí)產(chǎn)權(quán)的管理從原來的結(jié)果管理、個(gè)案管理向過程管理、系統(tǒng)管理引導(dǎo)。但目前這還只是一個(gè)指導(dǎo)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理的最基本的框架。在實(shí)際工作中,很多具體方面都還未涉及。特別是,對于服務(wù)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)代理業(yè)務(wù),我們又該如何有效地施行科學(xué)的管理呢?
他山之石,可以攻玉。作為曾經(jīng)的項(xiàng)目經(jīng)理,筆者試著從項(xiàng)目管理的角度,談一談如何將項(xiàng)目管理的方式帶入到日常的專利代理、案件處理中。
一時(shí)間-成本-質(zhì)量三角
項(xiàng)目管理中有一個(gè)經(jīng)常提到的鐵三角:時(shí)間、成本、質(zhì)量(Time-Cost-Quality)。對于專利代理,該模型也同樣適用。
時(shí)間即期限,一般客戶委托案件都有一定期限,有些是協(xié)商確定的,有些是法定期限,也即我們常說的絕限。因此當(dāng)接到一個(gè)申請委托時(shí),代理人需要先行評估一下該時(shí)間因子的柔韌性如何,是否是可調(diào)因子?不要等到期限到了才發(fā)現(xiàn)完不成,又無法延期,造成損失。
再者就是成本,對于代理人,成本主要就是時(shí)間,即代理人在該案件中能夠投入多少時(shí)間。一般情況下,該時(shí)間成本的分配和案件的質(zhì)量是相關(guān)聯(lián)的,另一方面也和代理人的經(jīng)驗(yàn)有關(guān)。代理人一般需要在一定的時(shí)間區(qū)間內(nèi),完成一定數(shù)量的案件,那么每個(gè)案件的時(shí)間分配就是一個(gè)此消彼長的關(guān)系。如何能夠預(yù)留合適的時(shí)間給每一個(gè)案件,代理人是需要有所規(guī)劃的,以避免出現(xiàn)總是在deadline前用最短的時(shí)間快速完成。
最難的是質(zhì)量,因?yàn)槠浔容^難以量化和評估。在項(xiàng)目管理中,對于任何一個(gè)目標(biāo)都有SMART原則的要求。而專利代理中最難的就是measurable。如何衡量一個(gè)專利的質(zhì)量的好壞?即便是在進(jìn)入市場化后細(xì)分的專利價(jià)值和評估領(lǐng)域,也是一個(gè)難題。然而對于代理人來說,卻是面對每個(gè)案子的實(shí)際問題。建議可以從以下兩個(gè)維度進(jìn)行考量:
1、技術(shù)的先進(jìn)性、領(lǐng)域的前沿性以及客戶的期望度。專利的申請和企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展是分不開的,脫離企業(yè)本身,單獨(dú)去談專利申請,某種程度上都是無根之木。
2、申請文件的文本質(zhì)量,對此,很多專業(yè)的代理機(jī)構(gòu)都建立了內(nèi)部管控機(jī)制,比如操作指引、審核機(jī)制等,以保證申請文本的質(zhì)量。
因此,代理人在接到一個(gè)新案撰寫時(shí)候,建議能夠在第一時(shí)間先評估一下該案件的TCQ,對案子有一個(gè)整體的把握,這樣就不會(huì)案子一來頭就大了。
二WBS工作分解結(jié)構(gòu)
項(xiàng)目管理體系中還提到了一個(gè)WBS(Work Breakdown Structure)的概念,即工作分解結(jié)構(gòu)。如果我們把每一個(gè)新案的撰寫作為一個(gè)項(xiàng)目來管理的話,我們可以將這個(gè)項(xiàng)目按照一定的原則分解為多項(xiàng)子任務(wù)。比如可以分解為:理解交底資料-出具檢索報(bào)告-撰寫-審核-客戶確認(rèn)-遞交。如果對于某個(gè)任務(wù)還是難以確定所需時(shí)間的話,可以進(jìn)一步進(jìn)行分解,比如在理解交底資料中,如果該技術(shù)領(lǐng)域較為生疏,且技術(shù)交底比較單薄,那我們可以將其再分解為:了解背景技術(shù)-和發(fā)明人溝通-完善技術(shù)方案-提煉發(fā)明點(diǎn)。一步步地,直至我們看到某個(gè)任務(wù)就能夠明確的知道需要多少時(shí)間,完成到什么程度。這樣,我們就能預(yù)估出每個(gè)案件的所需處理時(shí)間,并確定每個(gè)任務(wù)的時(shí)間點(diǎn),預(yù)留合適的時(shí)間,避免最后眉毛胡子一把抓,草草趕工。
對于有經(jīng)驗(yàn)的代理人,WBS可以不用分解得那么細(xì)。而對于經(jīng)驗(yàn)較淺的新人,尤其是對于時(shí)間管理有所欠缺的代理人,該方法能夠有效管理每個(gè)案件的處理效率。避免頭重腳輕、虎頭蛇尾的情況出現(xiàn)。
三干系人管理
最重要的放在最后,很多代理人可能會(huì)覺得自己就是一個(gè)專業(yè)的技術(shù)人員,只需要和文本打交道就可以,而忽略了和人之間的關(guān)系。其實(shí)不然。
項(xiàng)目管理中特別強(qiáng)調(diào)干系人管理(Stakeholder Management),包括對干系人的識(shí)別、分析、分類、溝通。對于代理人而言每個(gè)案子都有其對應(yīng)的干系人:客戶人員,內(nèi)部人員??蛻暨€分為:知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理者(IPR)、發(fā)明人、流程;內(nèi)部人員也可以細(xì)分為:接案人、審核、主管、流程等。每個(gè)案子的發(fā)起人是誰?是接案人還是客戶IPR?發(fā)起人的期望是什么?其他干系人的期望是如何?哪些信息需要和哪些干系人溝通?客戶的組織特點(diǎn)是什么?進(jìn)一步地,我們該如何去管理干系人的期望,以期讓大家認(rèn)可和支持代理人的工作?
干系人管理好了,常常能夠達(dá)到事半功倍的效果;而如果干系人管理不好,代理人往往會(huì)覺得滿腹冤屈無處放,打擊工作積極性。因此,專利代理并不僅僅是一個(gè)將技術(shù)交底機(jī)械的轉(zhuǎn)換成申請文件的工作,為了能夠更好地給客戶提供服務(wù),在技術(shù)交底之外,我們需要對人也有更進(jìn)一步的了解。
尾聲
其實(shí)在“碼農(nóng)”之外,每個(gè)人代理人都是一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理,當(dāng)一個(gè)代理人有多個(gè)案子同時(shí)處理時(shí)(即相當(dāng)于項(xiàng)目集),如果代理人能夠有項(xiàng)目管理的思維,將項(xiàng)目管理的理念和方式應(yīng)用到日常的案件處理中,往往就能夠做到井井有條,忙而不亂了。而這個(gè)時(shí)候,每個(gè)代理人都相當(dāng)于是一個(gè)PMO(Project Management Office)項(xiàng)目管理辦公室經(jīng)理哦,這樣想來,代理人是不是很牛?
當(dāng)代理業(yè)務(wù)不再是單一的案件撰寫的時(shí)候,向縱深延展,比如開展專利分析、專利挖掘項(xiàng)目的話,那么還會(huì)涉及到項(xiàng)目管理中的風(fēng)險(xiǎn)管理、人力資源管理、溝通管理。其實(shí)在個(gè)案處理中,也會(huì)涉及到風(fēng)險(xiǎn)管理,限于篇幅的原因,在此就不一一展開了。
來源:華進(jìn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)
作者:明霖
編輯:IPRdaily 趙珍 / 校對:IPRdaily 縱橫君
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